‘Mijn drukker beheert mijn verpakkingen al… en gratis!’
Door Daniela Infante - Client Success Manager My Media Connect
‘We hebben geen platform nodig om packaging-goedkeuringen te beheren: onze drukker regelt dat al. En nog gratis ook.’
Dat antwoord horen we bij grote en middelgrote bedrijven. En op het eerste gezicht klinkt het redelijk: als een vertrouwde leverancier een complexe taak oplost zonder die apart te factureren, waarom zou je dan nog een andere oplossing nemen?
De vraag zou echter niet bij de prijs moeten ophouden. Er is een andere vraag die je moet stellen: wie heeft werkelijk de controle over de bestanden, de goedkeuringen en de opgebouwde kennis over onze verpakkingen?
1. Geen extra kosten betekent niet zonder kosten
Een digitaal platform vraagt om technologie, onderhoud, opslag en support. Dat die diensten niet apart op een factuur staan, betekent niet dat ze niets kosten: meestal zitten ze in de totaalprijs of neemt de leverancier ze voor zijn rekening als onderdeel van zijn commerciële aanbod.
Daar is niet per se iets mis mee. Het kan een nuttige en concurrerende oplossing zijn. Waar het om gaat, is weten wat erin zit, welke beperkingen er zijn en wat er gebeurt als de samenwerking stopt.
Voordat je een ‘gratis’ platform vergelijkt met een betaald platform, kun je beter de volledige dienst vergelijken: functionaliteit, autonomie, toegang tot de bestanden en exitvoorwaarden.
2. Een proces dat efficiënt is voor de leverancier dekt niet altijd al jouw behoeften
De tool van de drukker of prepress-partner kan perfect ontworpen zijn om zijn eigen productie te organiseren. Maar packagingbeheer van een merk begint al vóór het drukken en raakt veel meer betrokkenen.
Marketing controleert de merkidentiteit; R&D de productinformatie; Regulatory en Legal de teksten en geldende eisen; Inkoop coördineert de leveranciers. Daarnaast zijn er bureaus, vertalers en teams in verschillende landen bij betrokken.
De vraag is of iedereen werkt binnen een proces dat voor het bedrijf is ontworpen, of zich moet aanpassen aan het systeem van één specifieke leverancier met andere doelen.
Taken uitbesteden kan efficiënt zijn. Alle zicht op het proces uit handen geven verdient op zijn minst een moment van bezinning.
3. De beslissende test: wat gebeurt er als je van leverancier wisselt?
Stel dat je morgen besluit met een andere drukker te werken. Kun je de bewerkbare bestanden, de goedgekeurde definitieve artworks en hun versies terugkrijgen? Ook de opmerkingen en goedkeuringen? In welk formaat, binnen welke termijn en onder welke voorwaarden?
Een definitieve pdf staat niet gelijk aan alle informatie die je nodig hebt om zelfstandig verder te werken.
Portabiliteit is geen randzaak. De Europese Commissie rekent het tot de doelstellingen van de Dataverordening (Data Act), die maatregelen bevat om overstappen tussen aanbieders van dataverwerkingsdiensten, inclusief clouddiensten, te vergemakkelijken. Hoe dat concreet uitpakt, moet per dienst en contract worden bekeken.
Daarom moeten de voorwaarden voor het terughalen en exporteren van bestanden bij het afsluiten van het contract worden vastgelegd, niet pas wanneer je wilt vertrekken.
4. Ook je innovaties hebben een toegangsbeleid nodig
Projecten voor nieuwe producten bundelen gevoelige informatie: nog niet gelanceerde ontwerpen, formuleringen, commerciële boodschappen en planningen.
In plaats van automatisch een ‘Amerikaanse cloud zonder controle’ tegenover een ‘Europese cloud met garanties’ te zetten, kun je beter vragen waar de informatie wordt gehost, wie er toegang toe heeft, welke subverwerkers betrokken zijn en welke contractuele garanties er zijn.
Dezelfde toets zou moeten gelden voor de tool van de drukker én voor elk onafhankelijk platform.
Vertrouwen in een leverancier is waardevol. Dat aanvullen met duidelijke rechten, traceerbaarheid en exitvoorwaarden is goed management.
5. MyMediaConnect: samenwerking organiseren rond het merk
MyMediaConnect is ontwikkeld voor bedrijven (de merkeigenaren) om bestanden en digitale assets te centraliseren, versies te vergelijken en goedkeuringsworkflows tussen afdelingen te coördineren. Met die functies kun je de samenwerking structureren en inzicht krijgen in de voortgang van projecten.
Het uitgangspunt is eenvoudig: organiseer het proces rond het bedrijf dat eigenaar is van de merken, met zijn eigen verantwoordelijken en medewerkers, in plaats van volledig afhankelijk te zijn van de werkwijze van een drukker of prepress-partner.
Zo blijven drukkers en prepress-partners hun technische expertise inbrengen, terwijl het bedrijf een centraal overzicht van het werk behoudt. Om dat te laten werken, moeten rechten, verantwoordelijkheden en de voorwaarden voor bewaring en export van bestanden worden vastgelegd.
Het gaat er niet om je drukker te wantrouwen of een samenwerking die goed loopt te vervangen. Het gaat erom twee verantwoordelijkheden te onderscheiden: verpakkingen goed produceren en de merkinformatie beheren.
Je drukker kan een uitstekende partner zijn. De vraag is of je daarnaast wilt dat al je packagingbeheer van hem afhangt, of dat je de controle over je merk in eigen huis wilt halen, zoals MyMediaConnect mogelijk maakt.