„Unsere Druckerei verwaltet die Verpackungen schon … und kostenlos!“
Von Daniela Infante - Client Success Manager My Media Connect
„Wir brauchen keine Plattform für die Verpackungsfreigaben: Das übernimmt schon unsere Druckerei. Und zwar kostenlos.“
Diese Antwort hören wir in großen wie in mittelständischen Unternehmen. Und auf den ersten Blick klingt sie vernünftig: Wenn ein vertrauter Lieferant eine komplexe Aufgabe erledigt, ohne sie gesondert in Rechnung zu stellen – warum sollte man dann eine weitere Lösung einführen?
Die Frage sollte sich jedoch nicht auf den Preis beschränken. Es lohnt sich, eine andere zu stellen: Wer kontrolliert eigentlich die Dateien, die Freigaben und das gesammelte Wissen über unsere Verpackungen?
1. Ohne Zusatzkosten heißt nicht ohne Kosten
Eine digitale Plattform erfordert Technologie, Wartung, Speicherplatz und Support. Dass diese Leistungen nicht einzeln auf einer Rechnung auftauchen, bedeutet nicht, dass sie nichts kosten: Meist sind sie im Gesamtpreis enthalten oder werden vom Lieferanten als Teil seines Angebots getragen.
Daran ist nicht zwangsläufig etwas auszusetzen. Es kann eine nützliche und wettbewerbsfähige Lösung sein. Entscheidend ist zu wissen, was sie umfasst, welche Grenzen sie hat und was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet.
Bevor man eine „kostenlose“ Plattform mit einer kostenpflichtigen vergleicht, sollte man den gesamten Service vergleichen: Funktionen, Unabhängigkeit, Zugriff auf die Dateien und Ausstiegsbedingungen.
2. Ein Prozess, der für den Lieferanten effizient ist, deckt nicht immer alle Ihre Anforderungen ab
Das Tool der Druckerei oder der Druckvorstufe mag perfekt darauf ausgelegt sein, die eigene Produktion zu organisieren. Das Verpackungsmanagement einer Marke beginnt aber schon vor dem Druck und betrifft viel mehr Beteiligte.
Das Marketing prüft die Markenidentität, F&E die Produktinformationen, Regulatory und Legal die Texte und geltenden Anforderungen, der Einkauf koordiniert die Lieferanten. Hinzu kommen Agenturen, Übersetzer und Teams aus verschiedenen Ländern.
Die Frage ist, ob alle in einem Prozess arbeiten, der für das Unternehmen gestaltet wurde – oder ob sie sich an das System eines bestimmten Lieferanten mit anderen Zielen anpassen müssen.
Aufgaben auszulagern kann effizient sein. Die gesamte Transparenz über den Prozess abzugeben, verdient zumindest eine Überlegung.
3. Der entscheidende Test: Was passiert, wenn Sie den Lieferanten wechseln?
Angenommen, Sie entscheiden sich morgen für eine andere Druckerei. Können Sie die bearbeitbaren Dateien, die freigegebenen Reinzeichnungen und ihre Versionen zurückbekommen? Auch die Kommentare und Freigaben? In welchem Format, in welcher Frist und zu welchen Bedingungen?
Ein finales PDF entspricht nicht der Gesamtheit der Informationen, die man braucht, um eigenständig weiterzuarbeiten.
Portabilität ist kein Randthema. Die Europäische Kommission zählt sie zu den Zielen des Datengesetzes (Data Act), das Maßnahmen vorsieht, um den Wechsel zwischen Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten, einschließlich Cloud-Diensten, zu erleichtern. Wie es konkret greift, ist je nach Dienst und Vertrag zu prüfen.
Deshalb sollten die Bedingungen für Rückgabe und Export bei Vertragsabschluss vereinbart werden – nicht erst, wenn man gehen möchte.
4. Auch Ihre Innovationen brauchen eine Zugriffsrichtlinie
Projekte für neue Produkte bündeln sensible Informationen: noch nicht veröffentlichte Designs, Rezepturen, Werbebotschaften und Zeitpläne.
Statt automatisch eine „unkontrollierte amerikanische Cloud“ einer „europäischen Cloud mit Garantien“ gegenüberzustellen, sollte man fragen, wo die Informationen gehostet werden, wer darauf zugreifen kann, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und welche vertraglichen Garantien bestehen.
Dieselbe Prüfung sollte für das Tool der Druckerei ebenso gelten wie für jede unabhängige Plattform.
Vertrauen in einen Lieferanten ist wertvoll. Es durch klare Berechtigungen, Nachverfolgbarkeit und Ausstiegsbedingungen zu ergänzen, ist gute Unternehmensführung.
5. MyMediaConnect: Zusammenarbeit rund um die Marke organisieren
MyMediaConnect wurde für Unternehmen (die Markeninhaber) entwickelt, um Dateien und digitale Assets zu zentralisieren, Versionen zu vergleichen und Freigabe-Workflows zwischen Abteilungen zu koordinieren. Diese Funktionen helfen, die Zusammenarbeit zu strukturieren und Transparenz über den Projektfortschritt zu schaffen.
Der Ansatz ist einfach: Der Prozess wird rund um das Unternehmen organisiert, dem die Marken gehören – mit seinen Verantwortlichen und Partnern –, statt ausschließlich von den Abläufen einer Druckerei oder Druckvorstufe abzuhängen.
So bringen Druckereien und Druckvorstufen weiterhin ihr technisches Know-how ein, während das Unternehmen einen zentralen Überblick über die Arbeit behält. Damit das funktioniert, müssen Berechtigungen, Zuständigkeiten sowie die Bedingungen für Aufbewahrung und Export der Dateien festgelegt werden.
Es geht nicht darum, der Druckerei zu misstrauen oder eine funktionierende Zusammenarbeit zu ersetzen. Es geht darum, zwei Verantwortlichkeiten zu unterscheiden: Verpackungen gut zu produzieren und die Markeninformationen zu steuern.
Ihre Druckerei kann ein hervorragender Partner sein. Die Frage ist, ob Ihr gesamtes Verpackungsmanagement zusätzlich von ihr abhängen soll – oder ob Sie die Kontrolle über Ihre Marke ins eigene Haus holen wollen, wie es MyMediaConnect ermöglicht.