«O meu impressor já me gere as embalagens… e de graça!»
Por Daniela Infante - Client Success Manager My Media Connect
«Não precisamos de uma plataforma para gerir as aprovações de packaging: o nosso impressor já trata disso. E, ainda por cima, de graça.»
É uma resposta que ouvimos em empresas grandes e médias. E, à primeira vista, parece razoável: se um fornecedor de confiança resolve uma tarefa complexa sem a faturar à parte, porquê contratar outra solução?
A pergunta, no entanto, não se deveria limitar ao preço. Convém fazer outra: quem controla realmente os ficheiros, as aprovações e o conhecimento acumulado sobre as nossas embalagens?
1. Sem custo adicional não significa sem custo
Uma plataforma digital exige tecnologia, manutenção, armazenamento e suporte. O facto de estes serviços não aparecerem discriminados numa fatura não significa que não tenham custo: costumam estar incluídos no preço global ou ser assumidos pelo fornecedor como parte da sua proposta comercial.
Não há nada necessariamente questionável nisso. Pode ser uma solução útil e competitiva. O importante é saber o que inclui, que limitações tem e o que acontece quando a relação termina.
Antes de comparar uma plataforma «gratuita» com outra paga, convém comparar o serviço completo: funcionalidades, autonomia, acesso aos ficheiros e condições de saída.
2. Um processo eficiente para o fornecedor nem sempre cobre todas as suas necessidades
A ferramenta do impressor ou da pré-impressão pode estar perfeitamente concebida para organizar a sua produção. Mas a gestão de packaging de uma marca começa antes da impressão e envolve muitos mais participantes.
O Marketing revê a identidade; a I&D, a informação do produto; Regulatory e Jurídico, os textos e requisitos aplicáveis; Compras coordena os fornecedores. Intervêm também agências, tradutores e equipas de diferentes países.
A questão é saber se todos trabalham dentro de um processo desenhado para a empresa ou se têm de se adaptar ao sistema de um fornecedor concreto, com outros objetivos.
Externalizar tarefas pode ser eficiente. Delegar toda a visibilidade do processo merece, pelo menos, uma reflexão.
3. O teste decisivo: o que acontece se mudar de fornecedor?
Imaginemos que amanhã decide trabalhar com outra gráfica. Consegue recuperar os ficheiros editáveis, as artes finais aprovadas e as respetivas versões? E também os comentários e as validações? Em que formato, prazo e condições?
Um PDF final não equivale ao conjunto de informação necessário para continuar o trabalho com autonomia.
A portabilidade não é uma preocupação marginal. A Comissão Europeia inclui-a entre os objetivos do Regulamento dos Dados (Data Act), que estabelece medidas para facilitar a mudança entre prestadores de serviços de tratamento de dados, incluindo serviços cloud. A sua aplicação concreta deve ser analisada consoante o serviço e o contrato.
Por isso, as condições de recuperação e exportação devem ser acordadas no momento da contratação, e não quando surge a necessidade de sair.
4. As suas inovações também precisam de uma política de acesso
Os projetos de novos produtos reúnem informação sensível: designs ainda não lançados, formulações, mensagens comerciais e calendários.
Mais do que opor automaticamente uma «cloud americana fora de controlo» a uma «cloud europeia com garantias», convém perguntar onde está alojada a informação, quem lhe pode aceder, que subcontratantes intervêm e que garantias contratuais existem.
A mesma análise deveria aplicar-se tanto à ferramenta do impressor como a qualquer plataforma independente.
A confiança num fornecedor é valiosa. Complementá-la com permissões claras, rastreabilidade e condições de saída é uma boa prática de gestão.
5. MyMediaConnect: organizar a colaboração em torno da marca
A MyMediaConnect foi concebida para empresas (as proprietárias das marcas) centralizarem ficheiros e ativos digitais, compararem versões e coordenarem fluxos de aprovação entre departamentos. Estas funcionalidades permitem estruturar a colaboração e dar visibilidade sobre o avanço dos projetos.
A abordagem é simples: o processo organiza-se em torno da empresa proprietária das marcas, com os seus responsáveis e colaboradores, em vez de depender exclusivamente da operação de uma gráfica ou de uma pré-impressão.
Assim, impressores e pré-impressões continuam a contribuir com a sua experiência técnica, enquanto a empresa mantém uma visão centralizada do trabalho. Para que isso seja eficaz, é preciso definir as permissões, as responsabilidades e as condições de conservação e exportação dos ficheiros.
Não se trata de desconfiar do impressor nem de substituir uma relação que funciona. Trata-se de distinguir duas responsabilidades: produzir bem as embalagens e governar a informação da marca.
O seu impressor pode ser um excelente parceiro. A pergunta é se, além disso, precisa que toda a sua gestão de packaging dependa dele, ou se quer internalizar o controlo da sua marca, como a MyMediaConnect lhe permite.