«Il mio stampatore mi gestisce già il packaging… e gratis!»
Di Daniela Infante - Client Success Manager My Media Connect
«Non ci serve una piattaforma per gestire le approvazioni del packaging: se ne occupa già il nostro stampatore. E per di più, gratis.»
È una risposta che sentiamo spesso nelle grandi e medie aziende. E, a prima vista, sembra ragionevole: se un fornitore di fiducia risolve un compito complesso senza fatturarlo a parte, perché adottare un’altra soluzione?
La domanda, però, non dovrebbe limitarsi al prezzo. Conviene porsene un’altra: chi controlla davvero i file, le approvazioni e il know-how accumulato sui nostri imballaggi?
1. Senza costi aggiuntivi non significa senza costi
Una piattaforma digitale richiede tecnologia, manutenzione, archiviazione e assistenza. Il fatto che questi servizi non compaiano dettagliati in fattura non significa che non abbiano un costo: di solito sono inclusi nel prezzo complessivo o assorbiti dal fornitore come parte della sua offerta commerciale.
Non c’è nulla di necessariamente discutibile in questo. Può essere una soluzione utile e competitiva. L’importante è sapere cosa include, quali limiti ha e cosa succede quando il rapporto si conclude.
Prima di confrontare una piattaforma «gratuita» con una a pagamento, conviene confrontare il servizio completo: funzionalità, autonomia, accesso ai file e condizioni di uscita.
2. Un processo efficiente per il fornitore non sempre copre tutte le tue esigenze
Lo strumento dello stampatore o del prestampa può essere progettato alla perfezione per organizzare la sua produzione. Ma la gestione del packaging di un marchio inizia prima della stampa e coinvolge molti più attori.
Il marketing verifica l’identità di marca; la R&S, le informazioni di prodotto; Regulatory e Legale, i testi e i requisiti applicabili; gli Acquisti coordinano i fornitori. Intervengono anche agenzie, traduttori e team di diversi Paesi.
La questione è se tutti lavorano all’interno di un processo pensato per l’azienda o se devono adattarsi al sistema di un singolo fornitore, che ha altri obiettivi.
Esternalizzare alcune attività può essere efficiente. Delegare tutta la visibilità sul processo merita, quantomeno, una riflessione.
3. La prova decisiva: cosa succede se cambi fornitore?
Immaginiamo che domani tu decida di lavorare con un altro stampatore. Puoi recuperare i file modificabili, gli esecutivi approvati e le relative versioni? Anche i commenti e le approvazioni? In quale formato, con quali tempi e a quali condizioni?
Un PDF finale non equivale all’insieme delle informazioni necessarie per proseguire il lavoro in autonomia.
La portabilità non è una preoccupazione marginale. La Commissione europea la colloca tra gli obiettivi del Regolamento sui dati (Data Act), che prevede misure per facilitare il passaggio tra fornitori di servizi di trattamento dei dati, compresi i servizi cloud. La sua applicazione concreta va verificata in base al servizio e al contratto.
Per questo, le condizioni di recupero ed esportazione dovrebbero essere concordate al momento della sottoscrizione, non quando nasce l’esigenza di andarsene.
4. Anche le tue innovazioni hanno bisogno di una policy di accesso
I progetti di nuovi prodotti riuniscono informazioni sensibili: design non ancora lanciati, formulazioni, messaggi commerciali e calendari.
Più che contrapporre automaticamente un «cloud americano fuori controllo» a un «cloud europeo con garanzie», conviene chiedersi dove sono ospitate le informazioni, chi può accedervi, quali sub-fornitori intervengono e quali garanzie contrattuali esistono.
La stessa verifica dovrebbe valere sia per lo strumento dello stampatore sia per qualsiasi piattaforma indipendente.
La fiducia in un fornitore è preziosa. Completarla con permessi chiari, tracciabilità e condizioni di uscita è una buona pratica di gestione.
5. MyMediaConnect: organizzare la collaborazione attorno al marchio
MyMediaConnect è pensata per le aziende (i proprietari dei marchi) per centralizzare file e asset digitali, confrontare le versioni e coordinare i flussi di approvazione tra reparti. Queste funzionalità permettono di strutturare la collaborazione e dare visibilità sull’avanzamento dei progetti.
L’approccio è semplice: organizzare il processo attorno all’azienda proprietaria dei marchi, con i suoi responsabili e collaboratori, invece di dipendere esclusivamente dall’operatività di uno stampatore o di un prestampa.
In questo modo stampatori e prestampa continuano ad apportare la loro esperienza tecnica, mentre l’azienda mantiene una visione centralizzata del lavoro. Perché funzioni, occorre definire i permessi, le responsabilità e le condizioni di conservazione ed esportazione dei file.
Non si tratta di diffidare dello stampatore né di sostituire un rapporto che funziona. Si tratta di distinguere due responsabilità: produrre bene gli imballaggi e governare le informazioni del marchio.
Il tuo stampatore può essere un ottimo partner. La domanda è se, oltre a questo, hai bisogno che tutta la tua gestione del packaging dipenda da lui, o se vuoi internalizzare il controllo del tuo marchio, come ti permette MyMediaConnect.