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Le cycle d’approbation est une procédure essentielle dans tout projet, car celle-ci forme un critère obligatoire afin de passer à l’étape suivante du processus. L’approbation de la personne responsable est souvent requise, par exemple, pour l’approbation d’une étape d’un projet, ou encore l’envoi d’un document soumis à contrôle.
La personne chargée de contrôler ce processus est le manager et, parfois, plusieurs personnes sont impliquées en même temps dans ce processus. Pour mieux comprendre, voyons comment fonctionne un cycle d’approbation. Par exemple, une personne fait une demande d’approbation, qui parvient à la personne chargée d’exécuter cette action. Il ou elle reçoit une notification pour l’examiner et l’approuver ensuite, ou non.
Ce n’est qu’une fois que la demande sera approuvée par le(s) participant(s) que le cycle pourra continuer avec la tâche suivante. Cette dernière peut être une action d’approbation, ou un autre type, qui est en cours parallèlement dans plusieurs ou un seul département, cela dépend du workflow créé.
La personne chargée de contrôler les exigences, dites d’approbation, de chaque étape ou tâche, peut approuver, rejeter, éditer ou demander une modification de la tâche ou du document correspondant. Et, comme vous pouvez le constater, il s’agit d’un élément qui nécessite une organisation pour éviter toute confusion ou tout retard.
C’est là que le logiciel de flux d’approbation joue un rôle essentiel, car il vous permet de centraliser et d’automatiser les processus. Vous recevrez des notifications automatiques lorsque cela est nécessaire, et dans une seule adresse de courriel. Ainsi, ils ne se perdront pas parmi les centaines de messages que vous recevez ou n’arrivent pas d’un seul côté. Ainsi, il suffira de l’approuver et la personne suivante recevra la notification. Tout sera beaucoup plus rapide, et vous éliminerez les goulots d’étranglement qui pourraient entraver l’avancement de vos projets.
Les cycles d’approbation sont intégrés dans des flux de travail standardisés convenus avec le client, afin de délimiter les personnes qui valideront le document et à quel(s) moment(s) une tâche devra être incorporée sous la forme d’un cycle d’approbation.
Le cycle d’approbation requiert l’autorisation de tous les décideurs afin de poursuivre le flux de travail, ou de revenir en arrière dans le flux de travail jusqu’à ce que l’approbation complète soit obtenue de toute l’équipe impliquée, afin que le reste du flux puisse se poursuivre.
Souvent, au cours d’un projet, certaines situations ralentissent le travail. Soit en raison de défaillances dans l’une des étapes du processus, de retards dans les livraisons ou de malentendus entre les personnes impliquées dans le processus. Si cela vous arrive souvent et que aimeriez y mettre une fin, cette action d’approbation saura vous aider et vous permettra de :
Une fois que vous aurez essayé les avantages de cette tâche au sein des flux de travail pour les cycles d’approbation en ligne, vous ne pourrez plus vous en passer. En centralisant tout sur une seule plateforme, vous pourrez plus facilement procéder aux approbations et aux révisions, ce qui évitera les retards ou les malentendus. Ainsi, vous éviterez les échecs inutiles et les pertes de temps. Faites donc avancer vos projets efficacement grâce au module de cycle d’approbation en ligne de MyMediaConnect !
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