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El ciclo de aprobación es un procedimiento imprescindible en cualquier proyecto, ya que de las aprobaciones depende el poder continuar a la siguiente etapa del proceso. Muchas veces se necesita la autorización de la persona responsable, como por ejemplo para aprobación de una etapa del proyecto o enviar un documento sujeto a supervisión.
La persona encargada de controlar este proceso es el administrador y, en ocasiones, son varias las personas que participan en él. Para entenderlo mejor, veamos cómo funciona un ciclo de aprobación. Por ejemplo, una persona realiza una solicitud de aprobación, que llega al responsable de realizar dicha acción. Este recibe una notificación para revisarla y posteriormente aprobarla – o no-.
Solo una vez aprobada por el o los participantes el ciclo se pdrá seguir con la siguiente tarea posterior a la acción efectuada, la siguiente tarea puede ser una tarea de aprobación o de otro tipo en paralelo multi departamental o solo un departamento, esto depende del flujo de trabajo creado.
El encargado de controlar los denominados requisitos de aprobación de cada etapa o tarea, puede aprobar, rechazar, editar o solicitar una modificación de la tarea o el documento correspondiente. Y, como ves, es algo que requiere de organización para evitar confusiones o retrasos.
Es aquí donde el software del workflow de aprobaciones juega un papel esencial, ya que te permite centralizar y automatizar los procesos. Recibirás notificaciones automáticas cuando sea necesario, y en un solo correo. Para que no se pierdan entre cientos de mensajes o te llegue cada uno por un lado. Así, solo tendrás que aprobarlo y la siguiente persona recibirá su notificación. Todo será mucho más rápido, y eliminarás cuellos de botella que te impiden avanzar de forma adecuada en tus proyectos.
Los ciclos de aprobación se incorporan en los flujos de trabajo estandarizados y acordados con el cliente, para delimitar qué personas van a validar el documento y en qué momento o momentos va a ser necesario incorporar una tarea en forma de ciclo de aprobación.
El ciclo de aprobación requiere de la aprobación de todos los decisores para poder seguir adelante con el flujo de trabajo, o retroceder para atrás en el flujo hasta conseguir la aprobación total de todo el equipo implicado, y así poder seguir con el resto del flujo de trabajo.
Muchas veces, en el transcurso de un proyecto se dan determinadas situaciones que ralentizan el trabajo. Bien sea por fallos en alguna de las etapas del proceso, por retrasos en las entregas o por desentendimientos entre las personas que participan en él. Si estás cansado de que te ocurra esto, presta atención a cómo puede ayudarte esta tarea dentro de un flujo de trabajo y los ciclos de aprobación en línea:
Una vez pruebes las ventajas de esta tarea dentro de los flujos de trabajo para ciclos de aprobación en línea, no querrás dejar de utilizarlo. Centralizar todo en una plataforma te facilitará realizar las aprobaciones y revisiones oportunas, evitando retrasos o malos entendidos. En consecuencia, evitarás contratiempos innecesarios y la pérdida de tiempo. Saca tus proyectos adelante de forma eficaz con el módulo de ciclos de aprobación en línea de MyMediaConnect.
Evitar cuellos de botella innecesarios
Eliminar las revisiones y aprobaciones fuera de tu correo electrónico
Acelerar tus ciclos de aprobación
Reducir tu time-to-market
Usar el correo electrónico solo para recibir notificaciones automáticas siempre que necesites realizar una acción
Evitar correos interminables para aprobar cada paso de tus proyectos
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